Szukasz biura dla swojej firmy? Podpowiadamy jak podjąć właściwą decyzję

Wybór powierzchni biurowej jest jedną z pierwszych decyzji przed jaką stają nowi przedsiębiorcy. Przedstawiamy skrócony poradnik, dzięki któremu dowiesz się, co powinno znaleźć się w dobrej umowie z właścicielem nieruchomości.

O tym pamiętaj podpisując umowę na najem biura

1. Czas zapłaty czynszu z precyzyjnie ustaloną kwotą

Podstawowym warunkiem, jaki powinien trafić do umowy o najem powierzchni biurowej są: termin i kwota czynszu do zapłaty.

Uwaga: jeśli wynajmujący nie umieścił w umowie terminu zapłaty, to przyjmuje się, że najemca ma obowiązek wnieść opłatę z góry za cały okres rozliczeniowy, np. 6 miesięcy (w przypadku warunków bezterminowych, termin zapłaty powinien być precyzyjnie określony).

W dokumencie powinna znaleźć się także informacja na temat ewentualnych karnych odsetek związanych z nieprzestrzeganiem płatności.

2. Okres wypowiedzenia umowy o najem powierzchni użytkowej

Każda dobra umowa między najemcą i wynajmującym powinna zawierać także precyzyjnie określony czas na wypowiedzenie współpracy. Jeśli w dokumencie nie pojawia się żadna data, należy przyjąć okres ustalony przez ustawodawcę.

Co do zasady – w umowach na najem biura na okres nieokreślony, czas wypowiedzenia wynosi 90 dni (przy miesięcznym rozliczeniu czynszu).

W skrajnych przypadkach, umowa może zostać wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym, jeśli któraś ze stron nie dotrzymała złożonych w umowie obietnic. Dotyczy to np. najmu biura, które ma mniejszą powierzchnię niż w dokumentacji lub jeśli warunki użytkowania zagrażają zdrowiu i życiu użytkowników. Z kolei wynajmujący ma prawo do natychmiastowego wycofania się z umowy, jeśli najemca zwleka z okresową zapłatą czynszu.

3. Warunki współpracy oraz usługi dodatkowe

W postanowieniach szczegółowych powinny być zawarte wszystkie warunki na temat opłat dodatkowych (np. za wywóz śmieci), przestrzegania porządku oraz ewentualnych kosztach związanych ze zniszczeniem powierzchni użytkowej i tak np. wynajmujący może zobowiązać najemcę do oddania lokalu w nienaruszonym stanie już po wypowiedzeniu umowy (co może wiązać się np. z koniecznością malowania ścian lub wymiany mebli na nowe).

Umowa musi zawierać także precyzyjnie określone warunki na temat przeznaczenia lokalu oraz sposobu jego użytkowania tak, aby w razie ewentualnego sporu – nie było wątpliwości do jakich pomieszczeń miał dostęp najemca, a do jakich nie.

Nie bez znaczenia będzie ustalenie także warunków świadczenia pozostałych świadczeń, do których zobowiązuje się właściciel biura.

W przypadku nowoczesnych powierzchni użytkowych to wynajmujący odpowiadają za sprzątanie biura Warszawa, Kraków, Poznań i Trójmiasto są miastami, w których tego typu usługi są wliczone w koszt umowy z dzierżawcą.

Najemca powinien ustalić z wynajmującym nie tylko terminy sprzątania biura, ale i wyznaczyć osobę, która będzie odpowiadała za kontrolę jakości obsługi. To podstawowe zabezpieczenie dla każdej ze stron – podpowiadają eksperci.